Creditnota versus correctiefactuur: wanneer welke?

Je hebt een factuur verstuurd. Twee dagen later belt je klant: "Bedrag klopt niet." Of: "Verkeerde BTW." Of: "We hebben de helft niet ontvangen." Wat nu? Mag je de factuur gewoon aanpassen? Het korte antwoord: nee. Het lange antwoord lees je hier.

De gouden regel: een verzonden factuur is onveranderlijk

Zodra een factuur naar je klant is verstuurd, is het een fiscaal document met een vaste status. Aanpassen mag niet — de Wet OB ziet het als manipulatie van administratie. In plaats daarvan gebruik je één van twee instrumenten: een creditnota of een correctiefactuur.

Wanneer een creditnota?

Een creditnota stuur je als de oorspronkelijke factuur volledig of gedeeltelijk moet worden teruggedraaid. Bijvoorbeeld:

• De klant heeft een product geretourneerd
• De factuur is fout (bedrag, BTW, klantgegevens, omschrijving)
• Een korting wordt achteraf verleend
• De levering ging niet door

De creditnota verwijst expliciet naar de oorspronkelijke factuur en bevat een negatief bedrag. Krijgt de klant 100% gecrediteerd, dan stuur je daarna eventueel een nieuwe factuur met het juiste bedrag.

Wanneer een correctiefactuur?

Een correctiefactuur is een specifieke vorm van creditnota: je stuurt eigenlijk twee documenten — een creditnota die de hele oorspronkelijke factuur tegenboekt, plus een nieuwe (correcte) factuur. Praktisch is het netter dan een complexe partial credit.

In Nederland gebruiken we de termen vaak door elkaar. Belangrijk is: het document moet een volledig credit zijn van het foutieve, en daarna kan een correcte factuur worden gestuurd.

Wat moet er op een creditnota?

• Alle 11 verplichte velden van een gewone factuur
• Eigen, uniek volgnummer (uit dezelfde of een aparte reeks)
• Vermelding "Creditnota" of "Credit"
• Verwijzing naar het originele factuurnummer en datum
• Reden van credit (kort)
• Bedrag met minteken
• BTW met minteken

BTW-implicaties

Een creditnota corrigeert ook de BTW-aangifte. Heb je in Q1 een factuur van €1.000 + €210 BTW gestuurd, en in Q2 een creditnota daarop? Dan ben je in Q1 €210 BTW verschuldigd, en krijg je in Q2 €210 terug — netto nul, maar wel beide aangiftes.

Doe je de credit in hetzelfde kwartaal? Dan saldeert het automatisch in dezelfde aangifte.

Veelgemaakte fouten

1. Originele factuur verwijderd uit het systeem. Niet doen. De factuur blijft staan; je voegt een credit toe.
2. Geen verwijzing naar origineel factuurnummer. De creditnota is niet meer te koppelen aan de juiste verkoop.
3. Negatief bedrag als gewone factuur. Een factuur met -€500 erop is geen creditnota — die is alleen rechtsgeldig als 'creditnota' gemarkeerd.
4. Credit + correctie in één document. Verwarrend voor klant en boekhouder. Splits in twee documenten.

Wat doe je bij Invoisio?

Bij elke factuur staat een knop "Creditnota maken". Je kiest of je 100% wilt crediteren of een bedrag, en wij genereren automatisch een correct gemerkte creditnota met verwijzing naar het origineel. De BTW-aangifte wordt automatisch bijgewerkt. Wil je daarna een nieuwe correcte factuur? Eén klik vanaf de creditnota — bedragen en klant overgenomen, jij past alleen aan wat klopt.