Factureren in Excel of met factuursoftware? Kosten, tijd en de juiste keuze

"Ik factureer gewoon in Excel, dat werkt prima en kost niets." Dat hoor je vaak van beginnende ondernemers. En voor je eerste paar facturen klopt dat ook. Maar zodra je vaker factureert, betaal je op een andere manier: met tijd, met fouten en met geld dat later binnenkomt. In dit artikel zetten we factureren in Excel en factuursoftware eerlijk naast elkaar. En blijf je bij Excel, dan lees je hoe je het goed doet.

Factureren in Excel: zo doe je het goed

Factureren in Excel of Word mag gewoon. De Belastingdienst stelt eisen aan wat er op je factuur staat, niet aan het programma waarmee je hem maakt. Let op deze vijf punten:

1. Alle verplichte gegevens. Je eigen gegevens en die van je klant, je KvK-nummer en btw-identificatienummer, de factuurdatum, een omschrijving, het bedrag, het btw-tarief en het btw-bedrag. De volledige lijst staat in verplichte factuurgegevens in Nederland.
2. Een uniek, opeenvolgend factuurnummer. Houd één lijst bij en geef nooit een nummer twee keer uit. Hoe je dat opbouwt, lees je in factuurnummering: zo bepaal je je factuurnummer.
3. De btw goed berekenen. Controleer per regel het tarief (21%, 9% of 0%) en zet bij verlegde btw de tekst "btw verlegd" op de factuur.
4. Altijd als pdf versturen. Een Excel-bestand kan je klant (per ongeluk) aanpassen; een pdf niet.
5. Zeven jaar bewaren. Je moet je facturen 7 jaar bewaren, in de vorm waarin je ze verstuurde. Zie bewaarplicht facturen.

De verborgen tijd

Een factuur in Excel of Word kost al snel een kwartier tot twintig minuten:

• Sjabloon openen en onder een nieuwe naam opslaan
• Klantgegevens overtypen of kopiëren
• Regels invullen en de btw uitrekenen
• Het factuurnummer opzoeken in je aparte lijst
• Exporteren naar pdf
• Een e-mail schrijven met de pdf als bijlage
• In je agenda zetten wanneer je moet herinneren

Rekenvoorbeeld: 10 facturen per maand × 20 minuten = ruim 3 uur per maand. Bij een uurtarief van €60 is dat zo'n €200 aan tijd die je niet kunt factureren.

De fouten die het vaakst misgaan

1. Een dubbel factuurnummer. Twee facturen met hetzelfde nummer: je boekhouder is extra tijd kwijt, en bij een controle levert het vragen op.
2. Een btw-fout. Het verkeerde tarief, of vergeten btw te verleggen bij een EU-klant. Herstellen kan alleen met een creditnota, en dat is extra werk.
3. Verouderde gegevens. Je hebt een nieuw IBAN, maar drie sjablonen nog niet. Je klant betaalt op je oude rekening.
4. Vergeten herinneringen. Een klant betaalt 90 dagen niet, en je weet niet meer wanneer de termijn verliep.
5. Een foute formule. Eén verkeerd gekopieerde cel in je verkooplijst, en je btw-aangifte klopt niet meer.

Sneller betaald krijgen

Een pdf-factuur vraagt van je klant dat hij zelf een overboeking aanmaakt: IBAN overtypen, bedrag invullen, factuurnummer erbij. Elke stap is een reden om het uit te stellen. Met een betaalknop op de factuur betaalt je klant in een paar klikken, bijvoorbeeld met iDEAL. En wie te laat is, krijgt vanzelf een herinnering, zonder dat jij hoeft bij te houden wie er nog openstaat.

Vanaf 2030 is Excel niet meer genoeg

Op 11 september 2026 maakte het kabinet bekend dat e-facturatie per 1 juli 2030 verplicht wordt voor facturen tussen bedrijven. Dat geldt niet alleen voor facturen naar andere EU-landen, maar ook binnen Nederland. Een e-factuur is geen pdf, maar een gestructureerd bestand volgens de Europese norm EN 16931, dat de boekhouding van je klant automatisch kan inlezen. Via welk netwerk die facturen verstuurd moeten worden, is nog niet bekend. Een aparte uitzondering voor kleine bedrijven komt er niet; de bestaande uitzonderingen in de kleineondernemersregeling (KOR) blijven het uitgangspunt.

Met Excel of Word maak je zo'n e-factuur niet. Factureer je aan bedrijven, dan stap je vóór 2030 dus hoe dan ook over. Lees meer in e-facturatie en Peppol.

Excel en factuursoftware naast elkaar

• Tijd per factuur. Excel: 15 tot 20 minuten. Factuursoftware: een minuut of twee, want je klanten en producten staan er al in.
• Factuurnummers. Excel: zelf bijhouden. Factuursoftware: automatisch doorlopend, en een nummer kan niet dubbel voorkomen.
• Btw. Excel: zelf rekenen en controleren. Factuursoftware: per regel berekend, met een overzicht per periode.
• Betalen. Excel: je klant maakt zelf een overboeking. Factuursoftware: een betaalknop, bijvoorbeeld met iDEAL.
• Herinneringen. Excel: zelf bijhouden. Factuursoftware: automatisch.
• E-factuur (verplicht vanaf 2030). Excel: niet mogelijk. Factuursoftware: een UBL-bestand volgens EN 16931.
• Kosten. Excel: geen abonnement, wel je tijd. Factuursoftware: een vast bedrag per maand.

Wat kost factuursoftware?

De meeste pakketten werken met een vast bedrag per maand. Invoisio Starter kost bijvoorbeeld €9,99 per maand, of €5,99 per maand als je voor twee jaar kiest (alle prijzen). Zet dat naast het rekenvoorbeeld hierboven:

• Excel: €0 abonnement + ruim 3 uur × €60 = ongeveer €200 per maand aan tijd
• Factuursoftware: €9,99 abonnement + een half uur × €60 = ongeveer €40 per maand

En dan heb je het nog niet over minder fouten, sneller betaald worden en minder zoekwerk bij je btw-aangifte.

Factuursoftware kiezen: 7 punten

1. Klopt je factuur meteen? Alle verplichte gegevens, doorlopende nummers, de juiste btw-tarieven en "btw verlegd" bij EU-klanten.
2. Kan je klant direct betalen? Een betaalknop met iDEAL scheelt je achter je geld aan zitten.
3. Gaan herinneringen vanzelf? Bijhouden wie te laat is, is precies het werk dat je kwijt wilt.
4. Is er een bankkoppeling? Dan zie je zonder zoeken welke facturen betaald zijn.
5. Helpt het bij je btw-aangifte? Een overzicht van de btw per periode, en je facturen met de btw erbij kunnen exporteren voor jezelf of je boekhouder.
6. Kun je e-facturen maken? Vanaf 1 juli 2030 verplicht voor B2B. Kies software die nu al een UBL-bestand volgens EN 16931 kan maken.
7. Kun je het eerst proberen? Een gratis proefperiode zonder creditcard, en je gegevens kunnen exporteren als je ooit weggaat.

Wanneer is Excel wél prima?

Eerlijk is eerlijk: soms is software overbodig.

• Je stuurt als hobbyist 1 of 2 facturen per kwartaal
• Je hebt 1 vaste klant met steeds hetzelfde bedrag
• Je test de markt en weet nog niet of je doorgaat

Maar zodra je 5 of meer facturen per maand stuurt, zakelijke klanten hebt of vaste maandbedragen factureert, kost handwerk je meer dan het oplevert.

Veelgestelde vragen

Mag je factureren in Excel?

Ja. De Belastingdienst stelt eisen aan wat er op de factuur staat, niet aan het programma. Zorg wel voor alle verplichte gegevens en een doorlopende nummering. Let op: vanaf 1 juli 2030 moet je aan bedrijven een e-factuur sturen, en die maak je niet in Excel.

Is een factuur uit Word of Excel geldig?

Ja, als alle verplichte gegevens erop staan. Verstuur hem als pdf, zodat hij niet meer aangepast kan worden.

Wat is de beste factuursoftware voor zzp'ers?

Dat hangt af van hoeveel je factureert en wat je nodig hebt. Gebruik de 7 punten hierboven als checklist, en probeer een pakket eerst gratis uit voordat je kiest.

Kan ik later van Excel overstappen?

Ja. Kies in je nieuwe software een factuurnummer dat logisch aansluit op je laatste nummer uit Excel. Je oude facturen bewaar je gewoon zoals je ze verstuurd hebt.

Maak je maar af en toe een factuur? Met onze gratis factuurmaker maak je zonder account een factuur met alle verplichte gegevens, als pdf.

Probeer Invoisio 30 dagen gratis, zonder creditcard. Bevalt het niet, dan zit je nergens aan vast.