Verplichte factuurgegevens in Nederland: wat moet er écht op je factuur staan?

Een professionele factuur is meer dan een net design. De Belastingdienst stelt 11 wettelijk verplichte velden voor elke factuur die je verstuurt. Mist er één, dan kan jouw klant zijn BTW niet terugvragen — en bij controle riskeer je zelf een correctie of boete.

De 11 verplichte velden volgens de Wet OB

Artikel 35a van de Wet op de Omzetbelasting beschrijft exact wat op elke factuur moet staan:

1. Factuurdatum — de datum waarop je de factuur opmaakt.
2. Volgnummer — een uniek, doorlopend factuurnummer (zonder gaten).
3. Jouw bedrijfsnaam en adres — exact zoals geregistreerd bij de KvK.
4. BTW-identificatienummer — verplicht zichtbaar op de factuur.
5. KvK-nummer — vermeld dit ook (verplicht onder Handelsregisterwet).
6. Naam en adres van je klant — geen P.O. box, ook bij zakelijke klanten.
7. Beschrijving van geleverde goederen of diensten — duidelijk en specifiek.
8. Aantal of hoeveelheid — bijvoorbeeld uren, stuks, kilometers.
9. Datum van levering of dienst — kan afwijken van factuurdatum.
10. Bedrag exclusief BTW, BTW-tarief, BTW-bedrag en totaal inclusief BTW — gespecificeerd per BTW-tarief als je meerdere tarieven gebruikt.
11. BTW-verleggingsregeling — vermeld dit als de BTW is verlegd (bijvoorbeeld bij EU-klanten met geldig BTW-nummer).

De 5 meest gemaakte fouten

Uit onze ervaring bij honderden ondernemers zien we dezelfde fouten steeds terugkomen:

• Factuurnummers met gaten. Geen 2026-001 gevolgd door 2026-005. Doorlopend, geen sprongen.
• Vage omschrijving. "Diensten januari" is te algemeen. Wees specifiek: "Webdesign 12 uur à €75 — januari 2026".
• Geen leveringsdatum. Bij digitale diensten kies je vaak de factuurdatum, maar bij fysieke levering moet de leverdatum erop.
• BTW-tarief niet vermeld. Ook bij 0% (verlegd of vrijgesteld) moet het tarief en bedrag staan.
• Foute klantgegevens. Controleer KvK + BTW-nummer van zakelijke klanten — een typfout kan een hele BTW-aangifte ophouden.

Vereenvoudigde factuur — wanneer mag dat?

Voor facturen tot €100 (incl. BTW) en bij de retailhandel mag je een vereenvoudigde factuur uitschrijven. Dan zijn een aantal velden niet verplicht. Maar let op: voor B2B-facturen aan ondernemers is de volledige factuur wél verplicht, ongeacht het bedrag.

Hoe Invoisio dit voor je regelt

Wij vullen alle 11 velden automatisch in op basis van je bedrijfsprofiel en klantgegevens. Factuurnummers lopen door zonder gaten, BTW wordt automatisch berekend per tarief, en bij EU-klanten met geldig VIES-nummer schakelen we automatisch over op verlegde BTW met de juiste vermelding.

Wil je weten of jouw huidige template aan alle eisen voldoet? Probeer Invoisio 30 dagen gratis en upload een bestaande factuur — je ziet direct welke velden nog ontbreken.