Bewaarplicht facturen: hoe lang en in welke vorm moet je ze bewaren?

"Mag ik die ordner van 2018 weggooien?" Het is een van de meest gestelde vragen aan boekhouders. Het antwoord hangt af van wát erin zit en hoe je archief eruitziet. Hier de complete regels.

De hoofdregel: 7 jaar

De Belastingdienst eist dat je alle administratie 7 jaar bewaart, vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de factuur (of het document) is opgemaakt. Een factuur uit 2026 mag dus pas op 1 januari 2034 weg.

"Alle administratie" omvat:

• Verkoopfacturen + creditnota's
• Inkoopfacturen + bonnetjes
• Bankafschriften + kasboek
• BTW-aangiftes + correspondentie met Belastingdienst
• Loonadministratie
• Contracten + offertes (relevant voor de factuur)
• Voorraadlijsten

De uitzondering: 10 jaar voor onroerend goed

Heb je BTW afgetrokken op de aankoop, bouw of verbouwing van een pand? Dan geldt voor die specifieke documenten een bewaartermijn van 10 jaar. Dit komt door de herzieningsperiode voor onroerend goed.

Mag het digitaal? Ja — onder voorwaarden

De Belastingdienst accepteert digitale opslag als:

1. De factuur authentiek en ongewijzigd is. Een PDF die je krijgt mag je opslaan; de PDF moet later identiek terug te halen zijn.
2. De factuur leesbaar blijft. Geen formaten die over 5 jaar niet meer geopend kunnen worden.
3. Je kunt aantonen dat je de factuur ontvangen hebt. Een mailtje met PDF-attachment is voldoende; gewoon kopiëren-plakken in een Word-document is niet genoeg.
4. Je het op verzoek snel kunt presenteren. Een Belastingdienstcontroleur moet binnen "redelijke tijd" een specifieke factuur kunnen zien.

Dit betekent praktisch: scan al je papieren bonnetjes in zodra ze binnenkomen, en sla ze op in een gestructureerd systeem (per jaar, per maand, per leverancier).

Mag de papieren versie dan weg?

Ja — als je de digitale kopie correct hebt opgeslagen, mag je de papieren originelen vernietigen. Veel ondernemers houden ze nog 1 jaar fysiek voor de zekerheid, maar wettelijk hoeft het niet.

Veelgemaakte fouten

• Alleen de PDF van een verkoopfactuur bewaren. Je moet ook de onderliggende offerte/contract en betaalbewijs (bankafschrift) kunnen tonen.
• Tankbonnetjes weggegooid. Bij BTW-aftrek op brandstof moet de bon bewaard worden, niet alleen de creditcard-afschrift.
• Email niet bewaard. Als de factuur per e-mail kwam, bewaar dan ook de e-mail (of in elk geval de afzender + datum).
• Buitenlandse facturen. EU-facturen vallen onder NL-bewaarplicht zodra je ze hier verwerkt.

Slimme archivering — zo doen ze het bij ons

In Invoisio worden alle facturen automatisch 7 jaar bewaard, gestructureerd per jaar/maand. Je kunt ze met één klik exporteren als ZIP, of een specifieke factuur direct opzoeken op nummer/klant/bedrag. Zelfs facturen van leveranciers die je hebt geüpload via AI-import worden meegenomen — alles bij elkaar, niets kwijt.

Vergelijk dat met die schoenendoos vol bonnetjes op zolder...