PEPPOL e-facturatie wordt verplicht: wat betekent dit voor jouw onderneming?

Wat e-mail deed met de fax, doet PEPPOL nu met de PDF-factuur. De Europese Commissie heeft besloten dat alle B2B-facturen tussen ondernemers vanaf 2030 elektronisch verstuurd moeten worden via een gestandaardiseerd netwerk. Dat netwerk is PEPPOL.

Wat is PEPPOL precies?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) is een open netwerk waar ondernemers gestructureerde facturen naar elkaar versturen — niet meer als PDF-attachment, maar als UBL 2.1 XML volgens een vast Europees profiel (NLCIUS in Nederland).

Het verschil met een PDF: een PEPPOL-factuur is volledig machine-leesbaar. De ontvanger kan de factuur automatisch in zijn boekhoudsoftware inlezen — geen handmatig overtypen, geen OCR, geen fouten.

Wanneer wordt het verplicht?

• Nu al verplicht: facturen aan de Nederlandse overheid (Rijk, gemeenten, provincies) — sinds 2019.
• Vanaf 2028: verplichte e-facturatie tussen ondernemers in steeds meer EU-landen (Frankrijk, Duitsland en België lopen voorop).
• Vanaf 2030: verplicht voor alle grensoverschrijdende B2B-facturen binnen de EU (volgens de ViDA-richtlijn).

Nederland volgt deze deadline. Vanaf 2030 moet je dus alle facturen aan zakelijke klanten via een gestandaardiseerd elektronisch formaat versturen.

Wat verandert er voor jou?

Concreet: je mailt geen PDF-facturen meer. In plaats daarvan stuurt jouw factuursoftware de factuur direct via PEPPOL naar de boekhoudsoftware van je klant. Je klant ziet 'm binnen seconden in zijn inbox, kan met één klik goedkeuren en betalen.

Voordelen:

• Snellere betaling. Onderzoek laat zien dat e-facturen 30-50% sneller worden betaald.
• Geen typfouten. Bedrag, BTW-nummer, IBAN — alles komt automatisch goed binnen.
• Lagere kosten. Geen porto, geen printpapier, minder handmatige verwerking.
• Minder fraude. PEPPOL-facturen zijn cryptografisch ondertekend.

Hoe bereid je je voor?

1. Kies een factuursoftware met PEPPOL-ondersteuning. Niet alle pakketten kunnen het. Vraag het na.
2. Registreer je in het PEPPOL-netwerk. Dit doe je via een Access Point — meestal regelt je software dit voor je.
3. Leg klantgegevens correct vast. Voor PEPPOL heb je het PEPPOL-ID van je klant nodig (vaak gelijk aan KvK + landcode). Vraag dit alvast op.
4. Test met één klant. Begin klein, controleer of de factuur correct aankomt, schaal dan op.

PEPPOL en Invoisio

Invoisio ondersteunt PEPPOL-verzending vanaf het Business-plan. Je registreert je éénmalig in het netwerk (regelen we voor je), en vanaf dat moment kun je per klant kiezen: PDF-mail of PEPPOL. Voor klanten zonder PEPPOL-aansluiting blijf je gewoon PDF-versie versturen — beide naast elkaar tot 2030.

Wacht niet tot 2029: hoe eerder je begint, hoe minder stress je hebt als de deadline nadert. En je klanten waarderen het direct — sneller verwerking is voor iedereen winst.