Obligación de conservación de facturas en España: ¿cuánto tiempo y en qué formato?

«¿Puedo tirar esa carpeta de 2019?» Es una de las preguntas más frecuentes que reciben los asesores. En España la respuesta tiene dos plazos distintos —uno fiscal y otro mercantil— y depende de qué contenga la carpeta. Aquí están las reglas completas.

Plazo fiscal: 4 años (Ley General Tributaria)

A efectos de Hacienda, debes conservar las facturas y justificantes durante el plazo de prescripción de 4 años (Ley 58/2003, General Tributaria). El plazo empieza a contar desde el día siguiente al fin del periodo voluntario de presentación de la declaración a la que corresponde la factura, no desde la fecha de la factura. Una factura de marzo de 2026 declarada en el IVA del primer trimestre (plazo hasta el 20 de abril de 2026) prescribe, por tanto, el 21 de abril de 2030.

Ojo: cualquier requerimiento, comprobación o declaración complementaria interrumpe la prescripción y los 4 años vuelven a contar desde cero.

Plazo mercantil: 6 años (Código de Comercio)

El artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio, debidamente ordenados, durante 6 años desde el último asiento realizado en los libros. Aplica a sociedades y también a autónomos con actividad empresarial. En la práctica, el plazo seguro es 6 años.

Bienes de inversión: todavía más

Si has deducido IVA por un bien de inversión (maquinaria, vehículos, equipos de más de 3.005,06 €), la deducción se regulariza durante 5 años; para inmuebles, 10 años. Conserva esas facturas hasta que termine el periodo de regularización más los 4 años de prescripción.

«Toda la documentación» incluye:

• Facturas emitidas, rectificativas y simplificadas (tickets)
• Facturas recibidas y justificantes de gasto
• Extractos bancarios y libro de caja
• Modelos presentados (303, 390, 130, 100…) y correspondencia con la AEAT
• Nóminas y seguros sociales
• Contratos y presupuestos relacionados con las facturas
• Libros registro de IVA e inventarios

¿Se puede conservar en digital? Sí, con condiciones

El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) permite conservar las facturas por medios electrónicos siempre que se garantice:

1. Autenticidad del origen e integridad del contenido: la factura debe poder recuperarse idéntica a la recibida o emitida.
2. Legibilidad durante todo el plazo: nada de formatos que dentro de unos años no se puedan abrir.
3. Acceso completo y sin demora para la Administración: un inspector debe poder consultar una factura concreta en un plazo razonable.

Las facturas recibidas en papel pueden digitalizarse; si quieres destruir el original, la digitalización debe hacerse con un software homologado por la AEAT (digitalización certificada). Con la llegada de Verifactu, los registros de facturación generados por tu programa forman parte de esta obligación de conservación.

Sanciones

No conservar las facturas es una infracción del artículo 201 de la Ley General Tributaria: multa del 2 % del importe de las operaciones afectadas o, si no puede determinarse, 300 € por cada operación. Y sin factura no hay deducción de IVA ni de gasto.

Errores frecuentes

• Guardar solo el PDF de la factura emitida. También necesitas el presupuesto o contrato y el justificante de cobro (extracto bancario).
• Tirar los tickets de gasolina. Para deducir el IVA del combustible necesitas la factura o el ticket, no solo el cargo en la tarjeta.
• Contar los 4 años desde la fecha de la factura. Cuentan desde el fin del plazo de declaración, y cualquier requerimiento reinicia el contador.
• Olvidar las facturas de la UE. Las adquisiciones intracomunitarias siguen exactamente el mismo régimen de conservación.

Archivo inteligente — así lo hacemos nosotros

En Invoisio todas tus facturas emitidas quedan archivadas automáticamente en PDF, estructuradas por año y mes, mientras tu cuenta esté activa. Puedes exportarlas con un clic como ZIP o localizar una factura concreta por número, cliente o importe. Los gastos escaneados con la app se guardan junto a su justificante — todo junto, nada se pierde.

Compáralo con esa caja llena de tickets en el trastero…