Obligación de conservación de facturas: ¿cuánto tiempo y en qué formato?

«¿Puedo tirar esa carpeta de 2018?» Es una de las preguntas más frecuentes que hacen a los contables. La respuesta depende de qué contenga y cómo sea tu archivo. Aquí están las reglas completas.

La regla principal: 7 años

Hacienda exige que conserves toda la documentación 7 años, a partir del final del año natural en que se emitió la factura (o documento). Una factura de 2026 puede desaparecer el 1 de enero de 2034.

«Toda la documentación» incluye:

• Facturas de venta + notas de crédito
• Facturas de compra + recibos
• Extractos bancarios + libro de caja
• Declaraciones de IVA + correspondencia con Hacienda
• Administración de nóminas
• Contratos + presupuestos (relevantes para la factura)
• Listas de inventario

La excepción: 10 años para bienes inmuebles

¿Has deducido IVA en la compra, construcción o reforma de un inmueble? Entonces esos documentos específicos tienen un plazo de conservación de 10 años. Esto se debe al período de revisión para bienes inmuebles.

¿Se puede hacer digitalmente? Sí, bajo ciertas condiciones

Hacienda acepta almacenamiento digital si:

1. La factura es auténtica e inalterada. Un PDF que recibas puedes guardarlo; debe poder recuperarse idéntico posteriormente.
2. La factura sigue siendo legible. Nada de formatos que en 5 años no se puedan abrir.
3. Puedes demostrar que recibiste la factura. Un email con PDF adjunto es suficiente; simplemente copiar y pegar en un documento de Word no lo es.
4. Puedes presentarla rápidamente si se te pide. Un inspector de Hacienda debe poder ver una factura específica en un tiempo «razonable».

Esto significa en la práctica: escanea todos tus recibos de papel en cuanto los recibas, y guárdalos en un sistema estructurado (por año, mes, proveedor).

¿Se puede tirar la versión en papel?

Sí, siempre que hayas guardado correctamente la copia digital, puedes destruir los originales en papel. Muchos empresarios los guardan físicamente durante 1 año más por si acaso, pero legalmente no es necesario.

Errores frecuentes

• Guardar solo el PDF de una factura de venta. También tienes que poder mostrar el presupuesto/contrato subyacente y el comprobante de pago (extracto bancario).
• Tirar recibos de gasolina. Con deducción de IVA en combustible, hay que guardar el recibo, no solo el extracto de tarjeta de crédito.
• No guardar el email. Si la factura llegó por correo electrónico, guarda también el email (o al menos el remitente + fecha).
• Facturas extranjeras. Las facturas de la UE están sujetas a la obligación de conservación española una vez que las procesas aquí.

Archivo inteligente — así lo hacemos nosotros

En Invoisio, todas las facturas se guardan automáticamente durante 7 años, estructuradas por año/mes. Puedes exportarlas con un clic como ZIP, o buscar una factura específica directamente por número/cliente/importe. Incluso las facturas de proveedores que hayas subido mediante importación con IA se incluyen — todo junto, nada se pierde.

Compáralo con esa caja llena de recibos en el desván...