La facturación electrónica PEPPOL se vuelve obligatoria: ¿qué significa para tu empresa?

Lo que el correo electrónico hizo con el fax, PEPPOL lo hace ahora con la factura en PDF. La Comisión Europea ha decidido que todas las facturas B2B entre empresarios deben enviarse electrónicamente a partir de 2030 a través de una red estandarizada. Esa red es PEPPOL.

¿Qué es PEPPOL exactamente?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) es una red abierta donde los empresarios se envían facturas estructuradas entre sí — no como archivo adjunto en PDF, sino como UBL 2.1 XML según un perfil europeo fijo (NLCIUS en los Países Bajos).

La diferencia con un PDF: una factura PEPPOL es completamente legible por máquina. El destinatario puede importar automáticamente la factura en su software de contabilidad — sin reescribir manualmente, sin OCR, sin errores.

¿Cuándo se vuelve obligatorio?

• Ya obligatorio: facturas a la administración pública holandesa (Estado, municipios, provincias) — desde 2019.
• A partir de 2028: facturación electrónica obligatoria entre empresarios en más y más países de la UE (Francia, Alemania y Bélgica van a la cabeza).
• A partir de 2030: obligatorio para todas las facturas B2B transfronterizas dentro de la UE (según la Directiva ViDA).

Los Países Bajos siguen este plazo. A partir de 2030, debes enviar todas las facturas a clientes empresariales a través de un formato electrónico estandarizado.

¿Qué cambia para ti?

En concreto: ya no envías facturas en PDF por correo. En lugar de eso, tu software de facturación envía la factura directamente a través de PEPPOL al software de contabilidad de tu cliente. Tu cliente la ve en su bandeja de entrada en cuestión de segundos, puede aprobarla y pagarla con un clic.

Ventajas:

• Pago más rápido. Las investigaciones muestran que las facturas electrónicas se pagan 30-50% más rápido.
• Sin errores de escritura. Importe, número de IVA, IBAN — todo llega automáticamente correcto.
• Costos más bajos. Sin gastos de envío, sin papel de impresión, menos procesamiento manual.
• Menos fraude. Las facturas PEPPOL están firmadas criptográficamente.

¿Cómo te preparas?

1. Elige un software de facturación con soporte PEPPOL. No todos los paquetes pueden hacerlo. Verifica.
2. Regístrate en la red PEPPOL. Lo haces a través de un Punto de Acceso — normalmente tu software lo gestiona por ti.
3. Registra correctamente los datos del cliente. Para PEPPOL necesitas el ID de PEPPOL de tu cliente (a menudo igual a número de registro mercantil + código de país). Solicítalo con anticipación.
4. Prueba con un cliente. Comienza poco a poco, verifica que la factura llegue correctamente, luego escala.

PEPPOL e Invoisio

Invoisio soporta el envío de PEPPOL a partir del plan Business. Te registras una sola vez en la red (nos encargamos de ello), y a partir de ese momento puedes elegir por cliente: correo en PDF o PEPPOL. Para clientes sin conexión PEPPOL, continúas enviando la versión en PDF — ambas en paralelo hasta 2030.

No esperes hasta 2029: cuanto antes empieces, menos estrés tendrás cuando se acerque la fecha límite. Y tus clientes lo agradecerán inmediatamente — un procesamiento más rápido es una victoria para todos.