Factuurnummering: zo bepaal je je factuurnummer (regels en voorbeelden)

Factuurnummers lijken een kleine formaliteit, maar de Belastingdienst kijkt er wel degelijk naar. Een ontbrekend of dubbel factuurnummer kan bij een controle tot vragen leiden en in het slechtste geval tot een correctie van je btw-aangifte. Hieronder lees je de regels, hoe je je eerste factuurnummer bepaalt, voorbeelden van goede nummers en wat je doet als het toch misgaat.

De regels (Wet OB, artikel 35a)

De wet zegt dat een factuur een uniek, opeenvolgend nummer moet hebben, gebaseerd op één of meer reeksen. In de praktijk betekent dat:

1. Uniek. Elk nummer komt maar één keer voor, ook over de jaren heen.
2. Opeenvolgend. Elk nieuw nummer is hoger dan het vorige: 2026-001, 2026-002, 2026-003. Voorkom gaten in je reeks. Ontstaat er toch een gat, zorg dan dat je kunt uitleggen waarom.
3. Eén of meer reeksen. Je mag aparte reeksen gebruiken, bijvoorbeeld per jaar of voor creditnota's, zolang elke reeks op zichzelf doorloopt.

Hoe je nummer eruitziet, mag je zelf bepalen: cijfers, letters en streepjes mogen allemaal.

Je eerste factuurnummer: waar begin je?

Je hoeft niet bij 1 te beginnen. Veel ondernemers kiezen een nummer met het jaartal erin, zoals 2026-001, of beginnen bij bijvoorbeeld 1001, zodat het nummer niet laat zien dat het hun eerste factuur is. Belangrijk is alleen dat elk volgend nummer daarop doorloopt.

Stap je over van Excel of een ander programma? Kies dan een nummer dat logisch aansluit op je laatste factuur, zodat er geen dubbele nummers ontstaan. Twijfel je nog tussen Excel en software, lees dan factureren in Excel of met factuursoftware.

Voorbeelden van goede factuurnummers

• 2026-001. Jaartal plus volgnummer. Je ziet meteen uit welk jaar een factuur komt en hoeveel facturen je dat jaar stuurde.
• 2026-0001. Hetzelfde, maar met ruimte voor meer dan 999 facturen per jaar.
• F2026-001 en C2026-001. Een aparte reeks voor facturen (F) en voor creditnota's (C).
• 26001. Kort jaartal plus volgnummer. Compact, maar minder duidelijk.
• 1001, 1002, 1003. Gewoon doorlopend vanaf je start. Simpel, maar na een paar jaar weet je niet meer uit welk jaar een nummer komt.

Mag je elk jaar opnieuw beginnen?

Ja, als het jaartal in het nummer staat. 2026-001 en 2027-001 zijn twee verschillende nummers, dus dat mag. Begin je elk jaar opnieuw bij alleen "001", dan heb je na een jaar twee facturen met hetzelfde nummer, en dat mag niet.

Meerdere reeksen: mag dat?

Ja. Ondernemers gebruiken bijvoorbeeld aparte reeksen voor:

• Verkoopfacturen (F2026-001, F2026-002 …)
• Creditnota's (C2026-001, C2026-002 …)
• Verschillende vestigingen of bedrijfsonderdelen

Dat mag, zolang elke reeks op zichzelf doorloopt.

Veelgemaakte fouten

1. Een factuur weggooien omdat de klant hem afkeurde. De factuur is verstuurd, het nummer is gebruikt. Maak een creditnota voor het volledige bedrag en stuur daarna een nieuwe factuur met een nieuw nummer.
2. Hetzelfde nummer voor een vaste maandfactuur. Ook een factuur die elke maand terugkomt, krijgt elke keer een nieuw, uniek nummer.
3. Een fout in je Excel-lijst. Een nummer overgeslagen of dubbel uitgegeven, omdat je de lijst met de hand bijhoudt.
4. Testfacturen in je echte reeks. Maak je een proeffactuur in je echte administratie, dan zit dat nummer in je reeks. Gebruik er een creditnota voor, of test buiten je administratie.

Factuurnummer fout? Zo los je het op

• Verkeerde factuur verstuurd: maak een creditnota en stuur een nieuwe factuur. Wat het verschil is met een correctiefactuur, lees je in creditnota of correctiefactuur.
• Twee facturen met hetzelfde nummer: crediteer er één en stuur hem opnieuw met een nieuw nummer.
• Een gat in je reeks: noteer waarom het nummer niet gebruikt is, bijvoorbeeld omdat het een concept was dat nooit verstuurd is.

Veelgestelde vragen

Mag een factuurnummer letters bevatten?

Ja. Letters, cijfers en streepjes mogen, zolang het nummer uniek is en de reeks doorloopt.

Moet een creditnota een eigen nummer hebben?

Ja. Ook een creditnota krijgt een uniek nummer. Dat mag in je gewone reeks of in een aparte reeks voor creditnota's.

Wat moet er nog meer op een factuur staan?

Naast het factuurnummer onder andere je KvK- en btw-nummer, de factuurdatum, een omschrijving en de btw. Zie de volledige lijst in verplichte factuurgegevens.

Zo regelt Invoisio je factuurnummers

In Invoisio kies je één keer een voorvoegsel, bijvoorbeeld F of 2026-, en een startnummer. Daarna krijgt elke nieuwe factuur automatisch het volgende nummer. Hetzelfde nummer kan binnen je bedrijf nooit twee keer voorkomen. Wil je in een nieuw jaar opnieuw beginnen? Verander het voorvoegsel in 2027-, en de nieuwe reeks begint bij je startnummer. Heb je meerdere bedrijven in Invoisio, dan heeft elk bedrijf zijn eigen reeks.

Maak je maar af en toe een factuur? Met onze gratis factuurmaker maak je zonder account een factuur met alle verplichte gegevens, als pdf.

Probeer Invoisio 30 dagen gratis, zonder creditcard.