Aufbewahrungspflicht für Rechnungen in Deutschland: Wie lange und in welcher Form?

„Darf der Ordner von 2017 endlich weg?“ Eine der häufigsten Fragen an Steuerberater. Seit dem 1. Januar 2025 lautet die Antwort in Deutschland anders als früher: Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat die Frist für Rechnungen und Buchungsbelege verkürzt. Hier die vollständigen Regeln.

Die drei Fristen im Überblick

• 8 Jahre — Rechnungen (Ein- und Ausgang), Buchungsbelege, Kontoauszüge, Kassenbelege, Lohnunterlagen mit Belegcharakter. Bis 2024 waren es 10 Jahre; die kürzere Frist gilt für alle Belege, deren alte 10-Jahres-Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war.
• 10 Jahre — Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis nötigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen.
• 6 Jahre — empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerrelevante Unterlagen (Angebote, Auftragsbestätigungen, Verträge, E-Mails mit Geschäftsinhalt).

Rechtsgrundlagen: § 147 Abgabenordnung und § 257 Handelsgesetzbuch. Für Kreditinstitute und Versicherungen gilt die verkürzte Frist erst ab 2026.

Wann beginnt die Frist?

Immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt bzw. der letzte Eintrag gemacht wurde. Eine Rechnung vom März 2026 darf also frühestens am 1. Januar 2035 vernichtet werden. Wichtig: Läuft eine Betriebsprüfung, ist ein Steuerbescheid noch nicht bestandskräftig oder wurde ein Verfahren eröffnet, verlängert sich die Frist entsprechend — im Zweifel länger aufbewahren.

Digital aufbewahren? Ja — nach den GoBD

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) erlauben die elektronische Archivierung, wenn:

1. Unveränderbarkeit gewährleistet ist: Änderungen müssen protokolliert werden, ein bloßer Ordner auf dem PC reicht nicht.
2. Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit: Jede Rechnung muss auffindbar und dem Geschäftsvorfall zuzuordnen sein.
3. Maschinelle Auswertbarkeit: Elektronisch empfangene Rechnungen bleiben im Originalformat — eine E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) darf nicht nur als Ausdruck oder Bildschirmfoto abgelegt werden.
4. Verfahrensdokumentation vorhanden ist: eine Beschreibung, wie Belege bei Ihnen erfasst, abgelegt und gesichert werden.

Seit der E-Rechnungspflicht 2025 gilt zusätzlich: Strukturierte E-Rechnungen müssen im ursprünglichen XML-Format archiviert werden, damit sie maschinell lesbar bleiben.

Darf Papier weg?

Ja — durch ersetzendes Scannen nach GoBD. Wird der Papierbeleg vollständig und farbgetreu digitalisiert, der Scanvorgang dokumentiert und das Ergebnis unveränderbar gespeichert, darf das Original vernichtet werden. Ausnahmen: Unterlagen, die im Original aufbewahrt werden müssen, etwa notarielle Urkunden oder Zollbelege.

Sanktionen

Fehlen Belege, darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO) — in der Regel zu Ihren Ungunsten. Der Vorsteuerabzug entfällt ohne ordnungsgemäße Rechnung, und bei schweren Verstößen drohen Bußgelder und strafrechtliche Konsequenzen.

Häufige Fehler

• Nur das PDF der Ausgangsrechnung aufbewahren. Angebot, Auftrag und Zahlungsnachweis (Kontoauszug) gehören dazu.
• Tankquittungen wegwerfen. Für den Vorsteuerabzug zählt der Beleg, nicht die Kreditkartenabrechnung.
• E-Mails löschen. Kam die Rechnung per E-Mail, ist die E-Mail selbst ein Handelsbrief (6 Jahre) — bei Belegcharakter 8 Jahre.
• Frist ab Rechnungsdatum rechnen. Sie beginnt erst am Ende des Kalenderjahres.

Intelligentes Archiv — so machen wir es

In Invoisio werden alle ausgestellten Rechnungen automatisch als PDF archiviert, geordnet nach Jahr und Monat, solange Ihr Konto aktiv ist. Ausgestellte Rechnungen sind unveränderbar — Korrekturen laufen über Gutschriften, sodass die Kette nachvollziehbar bleibt. Mit einem Klick exportieren Sie alles als ZIP oder finden eine bestimmte Rechnung über Nummer, Kunde oder Betrag.

Vergleichen Sie das mit dem Schuhkarton voller Belege auf dem Dachboden…