Gutschrift versus Korrekturrechnung: Wann welche?

Du hast eine Rechnung versendet. Zwei Tage später ruft dein Kunde an: "Der Betrag stimmt nicht." Oder: "Falsche USt." Oder: "Wir haben nur die Hälfte erhalten." Was nun? Darfst du die Rechnung einfach anpassen? Die kurze Antwort: nein. Die ausführliche Antwort liest du hier.

Die goldene Regel: Eine versendete Rechnung ist unveränderlich

Sobald eine Rechnung an deinen Kunden versendet ist, ist sie ein Steuerdokument mit festem Status. Anpassen ist nicht erlaubt — das Umsatzsteuergesetz (USt-Gesetz) sieht es als Manipulation der Buchführung. Stattdessen nutzt du eines von zwei Instrumenten: eine Gutschrift oder eine Korrekturrechnung.

Wann eine Gutschrift?

Eine Gutschrift sendest du, wenn die ursprüngliche Rechnung ganz oder teilweise rückgängig gemacht werden muss. Zum Beispiel:

• Der Kunde hat ein Produkt zurückgegeben
• Die Rechnung ist fehlerhaft (Betrag, USt., Kundendaten, Beschreibung)
• Ein Rabatt wird nachträglich gewährt
• Die Lieferung fand nicht statt

Die Gutschrift bezieht sich ausdrücklich auf die ursprüngliche Rechnung und enthält einen negativen Betrag. Wird der Kunde zu 100% gutgeschrieben, sendest du danach ggf. eine neue Rechnung mit dem korrekten Betrag.

Wann eine Korrekturrechnung?

Eine Korrekturrechnung ist eine spezifische Form der Gutschrift: Du sendest praktisch zwei Dokumente — eine Gutschrift, die die gesamte ursprüngliche Rechnung storniert, plus eine neue (korrekte) Rechnung. In der Praxis ist das sauberer als eine komplexe Teilgutschrift.

In Deutschland verwenden wir die Begriffe oft vermischt. Wichtig ist: Das Dokument muss eine vollständige Stornierung der fehlerhaften Rechnung sein, und danach kann eine korrekte Rechnung versendet werden.

Was muss auf eine Gutschrift?

• Alle 11 erforderlichen Felder einer normalen Rechnung
• Eigene, eindeutige Laufnummer (aus derselben oder einer separaten Nummernserie)
• Vermerk "Gutschrift" oder "Credit"
• Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Datum
• Grund der Gutschrift (kurz)
• Betrag mit Minuszeichen
• USt. mit Minuszeichen

USt.-Auswirkungen

Eine Gutschrift korrigiert auch die USt.-Erklärung. Hast du im Q1 eine Rechnung über 1.000,00 € + 190,00 € USt. versendet, und im Q2 eine Gutschrift dazu? Dann bin du im Q1 190,00 € USt. schuldig, und erhältst im Q2 190,00 € zurück — netto null, aber beide Erklärungen müssen eingereicht werden.

Machst du die Gutschrift im selben Quartal? Dann verrechnet es sich automatisch in derselben Erklärung.

Häufig gemachte Fehler

1. Originalrechnung aus dem System gelöscht. Nicht machen. Die Rechnung bleibt bestehen; du fügst eine Gutschrift hinzu.
2. Kein Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer. Die Gutschrift kann nicht mehr dem richtigen Verkauf zugeordnet werden.
3. Negativer Betrag als normale Rechnung. Eine Rechnung mit -500,00 € ist keine Gutschrift — sie ist nur rechtskonform, wenn sie als "Gutschrift" gekennzeichnet ist.
4. Gutschrift + Korrektur in einem Dokument. Verwirrend für Kunde und Buchhalter. Teile in zwei Dokumente auf.

Was machst du bei Invoisio?

Bei jeder Rechnung gibt es einen Button "Gutschrift erstellen". Du wählst, ob du 100% gutschreiben möchtest oder einen Betrag, und wir generieren automatisch eine korrekt gekennzeichnete Gutschrift mit Verweis auf das Original. Die USt.-Erklärung wird automatisch aktualisiert. Möchtest du danach eine neue korrekte Rechnung? Ein Klick von der Gutschrift aus — Beträge und Kunde sind übernommen, du passt nur an, was stimmt.