E-Rechnungspflicht in Deutschland: Fristen 2025–2028 und was sie für Ihr Unternehmen bedeutet

Was die E-Mail mit dem Fax gemacht hat, macht die E-Rechnung jetzt mit der PDF-Rechnung. Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die elektronische Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend eingeführt — stufenweise von 2025 bis 2028. Hier der komplette Zeitplan.

Was ist eine E-Rechnung — und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das maschinell verarbeitet werden kann. In Deutschland sind das vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML). Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“.

Der Zeitplan

• Seit 1. Januar 2025 — Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen: Sie müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Eine E-Mail-Adresse genügt; Widerspruch ist nicht möglich.
• Bis 31. Dezember 2026 — Übergangsfrist: Papier- und PDF-Rechnungen bleiben erlaubt (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers).
• Ab 1. Januar 2027 — Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
• Ab 1. Januar 2028 — Ausstellungspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich.

Für Rechnungen an die öffentliche Hand (B2G) gilt die XRechnung bereits seit 2020.

Ausnahmen

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C) — keine Pflicht.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen — empfangen können müssen sie sie aber.
• Umsätze ins Ausland — die Pflicht gilt für Leistungen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen.

Was ändert sich für Sie?

Ihre Rechnungssoftware erzeugt die Rechnung als strukturierte Datei und übermittelt sie — per E-Mail-Anhang, über ein Portal oder ein Netzwerk wie PEPPOL. Der Empfänger liest sie automatisch in seine Buchhaltung ein: kein Abtippen, keine OCR, keine Fehler.

• Schnellere Zahlung. Strukturierte Rechnungen werden deutlich schneller freigegeben und bezahlt.
• Keine Tippfehler. Betrag, USt-IdNr., IBAN — alles kommt maschinell richtig an.
• Weniger Kosten. Kein Porto, kein Papier, weniger manuelle Verarbeitung.
• Archivierung im Original. E-Rechnungen müssen im XML-Format 8 Jahre unveränderbar aufbewahrt werden (GoBD).

So bereiten Sie sich vor

1. Empfang sicherstellen. Legen Sie eine feste Rechnungs-E-Mail-Adresse an und prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltung XRechnung/ZUGFeRD einlesen kann.
2. Software prüfen. Kann Ihr Rechnungsprogramm EN-16931-konforme Rechnungen erzeugen? Fragen Sie nach — spätestens 2027/2028 brauchen Sie es.
3. Stammdaten vervollständigen. Leitweg-ID (B2G), USt-IdNr. und E-Rechnungs-Adressen Ihrer Kunden erfassen.
4. Mit einem Kunden testen. Klein anfangen, prüfen, ob die Rechnung korrekt ankommt, dann ausrollen.

E-Rechnung und Invoisio

Invoisio versendet Rechnungen ab dem Business-Tarif über das PEPPOL-Netzwerk als strukturierte UBL-Rechnung nach EN 16931 — pro Kunde wählen Sie zwischen PDF per E-Mail und E-Rechnung. Ob das Format den Anforderungen Ihres Kunden entspricht (etwa XRechnung für Behörden), klären wir gern mit Ihnen: support@invoisio.com.

Warten Sie nicht bis Ende 2027: Je früher Sie umstellen, desto entspannter wird die Frist — und Ihre Kunden merken den Unterschied sofort.