Rechnungsnummer: Regeln, Aufbau, Beispiele und was bei Lücken gilt

Die Rechnungsnummer gehört zu den Pflichtangaben jeder Rechnung. Beim Aufbau lässt dir das Gesetz viel Freiheit, eine Bedingung ist aber streng: Jede Nummer darf es nur einmal geben. Hier liest du, was das Umsatzsteuergesetz wirklich verlangt, wie du deine Nummern sinnvoll aufbaust und was du tust, wenn eine Nummer fehlt oder doppelt vergeben wurde.

Was das Gesetz verlangt

Nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG braucht jede Rechnung „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“. Wie das gemeint ist, erklärt die Finanzverwaltung im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE, Abschnitt 14.5 Abs. 10 bis 14):

• Einmalig ist die eigentliche Pflicht. Die Nummer soll sicherstellen, dass jede Rechnung nur einmal existiert.
• Zahlen und Buchstaben sind erlaubt. Du darfst eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen verwenden und beides kombinieren.
• Lückenlos muss sie nicht sein. Wörtlich: „Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend.“
• Mehrere Nummernkreise sind zulässig, etwa für Zeiträume, Filialen oder Betriebsstätten. Jede Rechnung muss sich aber leicht und eindeutig ihrem Nummernkreis zuordnen lassen.

Die Rechnungsnummer ist nur eine von mehreren Pflichtangaben. Was sonst noch auf die Rechnung gehört, steht in unserem Beitrag Pflichtangaben auf Rechnungen in Deutschland.

Wann du keine fortlaufende Nummer brauchst

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag (§ 33 UStDV).
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV.
• Dauerleistungen wie Miete: Hier genügt eine einmalige Nummer aus dem Vertrag, zum Beispiel eine Mieter- oder Objektnummer. Zahlungsbelege brauchen keine eigene fortlaufende Nummer.

Eine Nummer ist trotzdem praktisch, weil du Zahlungen so leichter zuordnest.

Beispiele für den Aufbau

• Durchlaufend: 1001, 1002, 1003 … Einfach, und jede Nummer ist automatisch einmalig.
• Jahr und Zähler: 2026-001, 2026-002 … Im neuen Jahr geht es mit 2027-001 weiter.
• Kürzel, Jahr und Zähler: RE-2026-0001. Das Kürzel zeigt die Belegart, zum Beispiel RE für Rechnungen und ST für Stornorechnungen.
• Jahr, Monat und Zähler: 2026-10-001. Ein Nummernkreis pro Monat ist ausdrücklich erlaubt.
• Standort und Zähler: BER-2026-001 und HAM-2026-001 für zwei Filialen.

Welches Format du wählst, ist deine Entscheidung. Wichtig ist nur, dass keine Nummer zweimal entstehen kann. Plane genug Stellen ein (0001 statt 01), dann bleibt die Liste auch bei vielen Rechnungen sauber sortiert.

Darfst du jedes Jahr neu bei 1 anfangen?

Ja. Ein eigener Nummernkreis pro Jahr ist ein zeitlich abgegrenzter Nummernkreis und damit zulässig (UStAE 14.5 Abs. 11). Die Nummer muss aber einmalig bleiben. Deshalb gehört das Jahr in die Nummer: 2026-001 und 2027-001 sind zwei verschiedene Nummern, zweimal „001“ ohne Jahr dagegen nicht.

Mehrere Nummernkreise nebeneinander

Du darfst so viele getrennte Nummernkreise anlegen, wie du möchtest, zum Beispiel für Rechnungen, Korrekturbelege und einzelne Standorte. Gib jedem Kreis ein eigenes Kennzeichen, etwa ein Kürzel vor der Nummer, damit jede Rechnung eindeutig zuzuordnen ist. Ein Sonderfall ist die Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn: Rechnet dein Kunde nach vorheriger Vereinbarung für dich ab, vergibt er die Nummer (UStAE 14.5 Abs. 13). Wie sich das von einer Stornorechnung unterscheidet, liest du in Gutschrift oder Korrekturrechnung.

Häufige Fehler und was du dann tust

Eine Nummer fehlt

Eine Lücke allein macht deine Rechnungen nicht ungültig. In einer Betriebsprüfung können unerklärte Lücken aber die Frage aufwerfen, ob alle Einnahmen erfasst sind. Ob das Finanzamt deshalb schätzen darf, beurteilt der Bundesfinanzhof im Einzelfall. Halte deshalb fest, warum eine Nummer fehlt, zum Beispiel wegen eines verworfenen Entwurfs oder eines Softwarewechsels.

Eine Nummer wurde doppelt vergeben

Das ist der eigentliche Fehler, denn dann ist die Nummer nicht mehr einmalig. Dein Kunde kann eine Berichtigung verlangen, wenn sein Vorsteuerabzug dadurch gefährdet ist (UStAE 14.11 Abs. 3). Am saubersten stornierst du die später ausgestellte Rechnung und stellst sie mit einer neuen, freien Nummer neu aus. Alternativ berichtigst du die Nummer mit einem Dokument, das sich eindeutig auf diese Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV).

Rechnung gelöscht oder überschrieben

Eine verschickte Rechnung löschst du nicht und schreibst sie auch nicht um. Aufzeichnungen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Außerdem musst du Rechnungen aufbewahren, mehr dazu in Aufbewahrungspflicht für Rechnungen. Ist eine Rechnung falsch, korrigierst du sie mit einer Stornorechnung oder einer Rechnungsberichtigung.

Neue Rechnung ohne Storno

Schickst du für dieselbe Leistung eine zweite Rechnung mit neuer Nummer, ohne die erste zu stornieren, schuldest du die ausgewiesene Umsatzsteuer aus beiden Rechnungen (§ 14c Abs. 1 UStG, UStAE 14c.1 Abs. 4). Storniere also immer zuerst die alte Rechnung. Eine als Kopie gekennzeichnete oder inhaltlich identische Zweitschrift derselben Rechnung ist dagegen kein Problem.

Wie Invoisio dabei hilft

• Rechnungsnummern werden automatisch und fortlaufend vergeben, mit deinem eigenen Präfix und deiner eigenen Startnummer. Keine Nummer kann doppelt vorkommen.
• Deine Firmendaten gibst du einmal ein, danach stehen sie auf jeder Rechnung.
• Die Umsatzsteuer wird pro Zeile automatisch berechnet.
• Ausgestellte Rechnungen lassen sich nachträglich nicht ändern. Korrekturen laufen über einen Korrekturbeleg (Stornorechnung) mit eigenem Nummernkreis (Präfix C), der auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweist und den Grund festhält.

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