Pflichtangaben auf Rechnungen in Deutschland: Was muss wirklich drauf?

Eine professionelle Rechnung ist mehr als ein schönes Design. Das Finanzamt schreibt 11 gesetzlich vorgeschriebene Felder für jede Rechnung vor, die du ausstellst. Fehlt einer, kann dein Kunde seine USt. nicht geltend machen — und bei einer Prüfung riskierst du selbst eine Korrektur oder Bußgeld.

Die 11 Pflichtfelder nach dem Umsatzsteuergesetz

§ 14 Abs. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz) beschreibt genau, was auf jede Rechnung muss:

1. Ausstellungsdatum — das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst.
2. Fortlaufende Rechnungsnummer — eine eindeutige, lückenlose Rechnungsnummer (ohne Lücken).
3. Dein Unternehmensname und Adresse — genau wie im Handelsregister eingetragen.
4. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer — muss sichtbar auf der Rechnung stehen.
5. Handelsregisternummer — vermerke diese auch (Pflicht nach HGB).
6. Name und Adresse deines Kunden — keine Postfachadresse, auch bei geschäftlichen Kunden.
7. Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen — klar und spezifisch.
8. Menge oder Anzahl — zum Beispiel Stunden, Stück, Kilometer.
9. Liefer- oder Leistungsdatum — kann vom Ausstellungsdatum abweichen.
10. Betrag ohne USt., USt.-Satz, USt.-Betrag und Gesamtbetrag mit USt. — aufgeschlüsselt pro USt.-Satz, wenn du mehrere Sätze verwendest.
11. Reverse-Charge-Verfahren — vermerke dies, wenn die USt. umgekehrt wird (zum Beispiel bei EU-Kunden mit gültiger USt.-ID).

Die 5 häufigsten Fehler

Aus unserer Erfahrung mit hunderten Unternehmern sehen wir immer wieder die gleichen Fehler:

• Rechnungsnummern mit Lücken. Nicht 2026-001 gefolgt von 2026-005. Fortlaufend, keine Sprünge.
• Vage Beschreibung. "Dienstleistungen Januar" ist zu allgemein. Sei spezifisch: "Webdesign 12 Stunden à 75 € — Januar 2026".
• Kein Leistungsdatum. Bei digitalen Dienstleistungen wählst du oft das Ausstellungsdatum, aber bei physischer Lieferung muss das Lieferdatum drauf.
• USt.-Satz nicht angegeben. Auch bei 0% (umgekehrt oder befreit) müssen Satz und Betrag stehen.
• Falsche Kundendaten. Prüfe Handelsregisternummer und USt.-ID von geschäftlichen Kunden — ein Tippfehler kann eine ganze Umsatzsteuererklärung aufhalten.

Vereinfachte Rechnung — wann ist das erlaubt?

Für Rechnungen bis 100 € (inkl. USt.) und im Einzelhandel darfst du eine vereinfachte Rechnung ausstellen. Dann sind einige Felder nicht erforderlich. Aber Achtung: Für B2B-Rechnungen an Unternehmer ist die vollständige Rechnung Pflicht, unabhängig vom Betrag.

Wie Invoisio das für dich regelt

Wir füllen alle 11 Felder automatisch aus, basierend auf deinem Unternehmensprofil und deinen Kundendaten. Rechnungsnummern laufen ohne Lücken durch, die USt. wird automatisch pro Satz berechnet, und bei EU-Kunden mit gültiger USt.-ID schalten wir automatisch auf das Reverse-Charge-Verfahren um mit dem richtigen Vermerk.

Möchtest du wissen, ob deine aktuelle Vorlage alle Anforderungen erfüllt? Probiere Invoisio 30 Tage kostenlos und lade eine bestehende Rechnung hoch — du siehst sofort, welche Felder noch fehlen.