Aufbewahrungspflicht für Rechnungen: Wie lange und in welcher Form musst du sie aufbewahren?

"Darf ich den Ordner von 2018 wegwerfen?" Das ist eine der häufigsten Fragen an Buchhalter. Die Antwort hängt davon ab, was darin ist und wie dein Archiv aussieht. Hier die vollständigen Regeln.

Die Hauptregel: 7 Jahre

Das Finanzamt verlangt, dass du die gesamte Geschäftsdokumentation 7 Jahre aufbewahrst, ab Ende des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung (oder das Dokument) ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus 2026 darf also erst am 1. Januar 2034 weg.

"Gesamte Geschäftsdokumentation" umfasst:

• Verkaufsrechnungen + Gutschriften
• Kaufrechnungen + Quittungen
• Kontoauszüge + Kassenbuch
• USt.-Erklärungen + Korrespondenz mit dem Finanzamt
• Lohnverwaltung
• Verträge + Angebote (relevant für die Rechnung)
• Bestandslisten

Die Ausnahme: 10 Jahre für Immobilien

Hast du USt. beim Kauf, Bau oder Umbau einer Immobilie abgezogen? Dann gilt für diese spezifischen Dokumente eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Dies ist auf die Überprüfungsperiode für Immobilien zurückzuführen.

Darf es digital sein? Ja — unter Bedingungen

Das Finanzamt akzeptiert digitale Speicherung, wenn:

1. Die Rechnung authentisch und unverändert ist. Ein PDF, das du erhältst, darfst du speichern; das PDF muss später identisch abrufbar sein.
2. Die Rechnung lesbar bleibt. Keine Dateiformate, die in 5 Jahren nicht mehr geöffnet werden können.
3. Du nachweisen kannst, dass du die Rechnung erhalten hast. Eine E-Mail mit PDF-Anhang reicht aus; einfaches Kopieren und Einfügen in ein Word-Dokument ist nicht ausreichend.
4. Du sie auf Anfrage schnell vorlegen kannst. Ein Finanzamtsprüfer muss eine spezifische Rechnung innerhalb einer "angemessenen Zeit" einsehen können.

Das bedeutet praktisch: Scanne alle deine Papierkopien sofort nach Erhalt ein und speichere sie in einem strukturierten System (pro Jahr, pro Monat, pro Lieferant).

Darf die Papierversion dann weg?

Ja — wenn du die digitale Kopie korrekt gespeichert hast, darfst du die Papieroriginale vernichten. Viele Unternehmer bewahren sie noch 1 Jahr physisch zur Sicherheit auf, aber gesetzlich ist das nicht erforderlich.

Häufige Fehler

• Nur das PDF einer Verkaufsrechnung aufbewahren. Du musst auch das zugrunde liegende Angebot/Vertrag und den Zahlungsnachweis (Kontoauszug) vorlegen können.
• Tankquittungen weggeworfen. Bei USt.-Abzug auf Kraftstoff muss die Quittung aufbewahrt werden, nicht nur der Kreditkartenauszug.
• E-Mail nicht aufbewahrt. Wenn die Rechnung per E-Mail kam, bewahre auch die E-Mail auf (oder zumindest Absender + Datum).
• Ausländische Rechnungen. EU-Rechnungen unterliegen der deutschen Aufbewahrungspflicht, sobald du sie hier verarbeitest.

Intelligente Archivierung — so machen wir es bei Invoisio

In Invoisio werden alle Rechnungen automatisch 7 Jahre aufbewahrt, strukturiert pro Jahr/Monat. Du kannst sie mit einem Klick als ZIP exportieren oder eine spezifische Rechnung direkt nach Nummer/Kunde/Betrag suchen. Selbst Rechnungen von Lieferanten, die du über AI-Import hochgeladen hast, werden miteinbezogen — alles an einem Ort, nichts verloren.

Vergleich das mal mit dem Schuhkarton voller Quittungen auf dem Dachboden...