Verifactu in Spanien: Pflicht für Rechnungssoftware ab 2027 — was Unternehmen wissen müssen

Verifactu ist das neue System der spanischen Steuerbehörde (AEAT), das Rechnungssoftware verpflichtet, zu jeder Rechnung einen unveränderbaren Datensatz zu führen und diesen optional in Echtzeit an das Finanzamt zu übermitteln. Nach zwei Verschiebungen stehen die Termine nun fest: 1. Januar 2027 für körperschaftsteuerpflichtige Unternehmen und 1. Juli 2027 für Selbstständige (autónomos) und alle übrigen Steuerpflichtigen.

Was ist Verifactu genau?

Rechtsgrundlage sind das spanische Anti-Betrugs-Gesetz (Ley 11/2021) und das Königliche Dekret 1007/2023 mit der Verordnung über Rechnungssysteme (SIF). Das Ziel: Keine Rechnung darf nach der Ausstellung unbemerkt geändert oder gelöscht werden. Die Software muss daher Integrität, Aufbewahrung, Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der Datensätze gewährleisten.

Endgültige Termine nach dem Real Decreto-ley 15/2025

• 1. Januar 2027 — körperschaftsteuerpflichtige Unternehmen (S.L., S.A. usw.).
• 1. Juli 2027 — Selbstständige und alle übrigen Verpflichteten.

Die Verschiebung verschafft Zeit, ändert aber weder die Pflicht noch die technischen Anforderungen.

Wer ist betroffen?

Alle spanischen Unternehmen und Selbstständigen, die Rechnungen mit Software erstellen. Ausgenommen sind Steuerpflichtige im SII-System (die Rechnungen bereits sofort melden), Unternehmen im Baskenland und in Navarra (eigene Systeme TicketBAI und Batuz) sowie alle ohne Rechnungspflicht. Deutsche Unternehmen ohne spanische Niederlassung fallen nicht darunter — ihre spanischen Kunden erwarten jedoch Verifactu-konforme Rechnungen von den eigenen Lieferanten.

Was die Software leisten muss

1. Rechnungsdatensatz zu jeder ausgestellten (und jeder stornierten) Rechnung.
2. Verketteter Hash: Jeder Datensatz enthält den Fingerabdruck des vorherigen, sodass jede Änderung die Kette bricht.
3. Zeitstempel auf jedem Datensatz.
4. QR-Code auf der Rechnung, mit dem der Kunde die Rechnung bei der AEAT prüfen kann, plus der Vermerk „VERI*FACTU“ bei Echtzeit-Übermittlung.
5. Ereignisprotokoll des Systems.
6. Konformitätserklärung des Softwareherstellers.

Zwei Varianten

Entweder werden die Datensätze bei jeder Rechnung sofort an die AEAT gesendet (Variante „Verifactu“) oder digital signiert im eigenen System aufbewahrt und auf Anfrage vorgelegt („no Verifactu“). Die Echtzeit-Variante ist der empfohlene Weg: weniger Aufbewahrungspflichten und mehr Sicherheit bei einer Prüfung.

Sanktionen

Artikel 201 bis des spanischen Abgabengesetzes: 50.000 € pro Geschäftsjahr für die Nutzung nicht konformer Software, 150.000 € pro Jahr und Systemtyp für Anbieter.

Nicht dasselbe wie die B2B-E-Rechnung

Verifactu regelt, wie Software Rechnungen erzeugt. Die verpflichtende elektronische Rechnung zwischen Unternehmen (Ley Crea y Crece) regelt das Austauschformat und wartet noch auf ihre Durchführungsverordnung. Beides kommt; Verifactu zuerst.

Jetzt vorbereiten

• Fragen Sie Ihren Softwareanbieter nach der Konformitätserklärung und dem Zeitplan.
• Nutzen Sie ab sofort eine fortlaufende Nummerierung ohne Lücken und ändern Sie ausgestellte Rechnungen nie — korrigieren Sie per Gutschrift.
• Stellen Sie keine Rechnungen mehr in Excel oder Word: Unveränderbarkeit ist dort nicht gewährleistet.

In Invoisio sind ausgestellte Rechnungen bereits unveränderbar (Korrekturen über Gutschriften), die Nummerierung ist fortlaufend und jedes Dokument wird als PDF archiviert. Sie stellen mit Invoisio Rechnungen an spanische Kunden und möchten wissen, was Verifactu für Sie bedeutet? Schreiben Sie an support@invoisio.com.